Noen prosesser er så innbakt i arbeidshverdagen at vi ikke lenger legger merke til dem. De bare skjer. Noen gjør det hver dag. Ingen stiller spørsmål.
Vi har sett på hvilke oppgaver som dukker opp igjen og igjen hos norske SMB-er. Her er fem av dem.
1. Oppdatere CRM manuelt etter møter
En selger har et godt møte. Etterpå skal møtenotater, neste steg og kontaktoppdateringer inn i CRM. Det tar 10-20 minutter per møte. Har du tre selgere med fem møter i uken, er det lett over 5 timer i uken på å registrere informasjon som allerede finnes i notatblokken.
Det finnes agenter som leser møtenotater, trekker ut strukturert informasjon og oppdaterer CRM automatisk. Selgeren bruker da noen sekunder på å godkjenne, ikke 15 minutter på å taste.
2. Sende oppfølgingse-poster manuelt
Lead fyller ut skjema på nettsiden. Noen skal sende e-post tilbake. Kanskje skjer det innen en time. Kanskje neste dag. Kanskje aldri.
En agent som sender en gjennomtenkt oppfølging innen fem minutter, uten at noen trenger å gjøre noe, er ikke komplisert å sette opp. Den kan hente informasjon fra skjemaet, tilpasse meldingen og sende på rett tidspunkt.
3. Flytte informasjon mellom systemer
Ordre i ett system. Faktura i et annet. Timelister i et tredje. Noen kopierer mellom dem. Det er kjedelig, det tar tid, og det skaper feil.
Vi har bygd agenter for dette hos installatørbedrifter, konsulentselskaper og handelsvirksomheter. Resultatet er det samme: en kategori feil forsvinner, og noen får tilbake flere timer i uken.
4. Lage rapporter og statusoppdateringer
Hver mandag lager noen en rapport. Den henter tall fra tre steder, limer dem inn i et regneark, formaterer og sender. Det tar 30-90 minutter.
En agent kan gjøre dette automatisk. Den henter dataen, lager rapporten og sender den til riktig person til rett tid. Ingen som venter, ingen som glemmer.
5. Svare på repeterende kundehenvendelser
Samme spørsmål. Igjen og igjen. Åpningstider, priser, leveringstid, status på bestilling.
En agent som svarer på disse henvendelsene, og eskalerer de som krever menneskelig vurdering, frigjør tid og gir kunder raskere svar. Mange av kundene våre rapporterer at svartiden går fra timer til minutter.
Hva disse fem prosessene koster deg
La oss si at de fem prosessene samlet tar 10 timer i uken. Det er 40 timer i måneden. Med en gjennomsnittlig timekostnad på 600 kroner, er det 24 000 kroner i måneden i tid brukt på oppgaver som kan automatiseres.
Det er ikke et argument for å si opp folk. Det er et argument for å la dem bruke tiden på noe som faktisk krever dem.
Neste steg
Har du lyst til å se hvilke prosesser hos dere som egner seg best for automatisering? Vi tilbyr en uforpliktende gjennomgang. Den tar 30 minutter og gir deg et konkret bilde av hva som er mulig.
