Personvernerklæring

AIKI AS respekterer ditt personvern og forplikter seg til å beskytte dine personopplysninger. Denne personvernerklæringen forklarer hvordan vi samler inn, bruker, lagrer og beskytter opplysninger om deg når du bruker våre tjenester, besøker nettsiden vår eller er i kontakt med oss.

Vi samler kun inn opplysninger som er nødvendige for å levere og forbedre våre tjenester. Dette kan omfatte:

• Kontaktinformasjon: navn, e-postadresse, telefonnummer og firmanavn.
• Bruksdata: informasjon om hvordan du bruker nettsiden vår (for eksempel sidevisninger, skjemaer du sender inn, IP-adresse og nettlesertype).
• Kommunikasjon: informasjon du oppgir når du kontakter oss via skjema, e-post eller andre kanaler.
• Møtenotater: I digitale møter kan vi ta automatiserte notater for å dokumentere avtaler, oppgaver og beslutninger. I jobbintervju brukes notater kun til rekrutteringsformålet.

Vi samler ikke inn sensitive personopplysninger. Se seksjon 12 for hvordan vi behandler møtenotater.

Personopplysninger brukes til følgende formål:

• Svare på henvendelser og levere etterspurte tjenester.
• Forbedre nettsiden og tjenestene våre.
• Gi informasjon om relevante tjenester, kurs og arrangementer dersom du har samtykket til det.
• Overholde gjeldende lover og forskrifter.
• Forbedre tjenestene og arbeidsprosessene våre ved hjelp av AI-verktøy, basert på anonymiserte møtenotater.

Vi behandler personopplysninger basert på følgende grunnlag:

• Samtykke: når du aktivt har gitt tillatelse, for eksempel ved påmelding til nyhetsbrev.
• Avtale: når behandlingen er nødvendig for å levere en tjeneste du har bestilt.
• Berettiget interesse: når behandlingen er nødvendig for å forbedre og sikre våre tjenester.
• Berettiget interesse: vi behandler møtenotater basert på berettiget interesse for å dokumentere avtaler og forbedre våre prosesser. Før notatene brukes til AI-analyse, anonymiseres de slik at enkeltpersoner ikke kan identifiseres.

Vi lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet de ble samlet inn for, eller så lenge vi er pålagt å oppbevare dem etter loven. Opplysninger som ikke lenger er nødvendige, blir slettet eller anonymisert.

Vi deler ikke personopplysninger med tredjeparter, med mindre:

• Det er nødvendig for å levere en tjeneste (for eksempel bruk av leverandører som drifter nettsiden eller sender ut nyhetsbrev).
• Vi er lovpålagt å utlevere opplysninger.
• Bruk av leverandører for å ta automatiserte møtenotater, og behandling i AI-verktøy for analyse av anonymiserte møtenotater. Alle leverandører er bundet av databehandleravtale i samsvar med GDPR.

Alle leverandører som behandler data på våre vegne, er bundet av databehandleravtaler og plikter å beskytte personopplysningene.

Vi bruker informasjonskapsler (cookies) for å forbedre brukeropplevelsen, analysere trafikk og tilpasse innhold.

Du kan når som helst administrere eller slette cookies i nettleserens innstillinger.

Som registrert bruker har du rett til å:

• Få innsyn i hvilke opplysninger vi har om deg.
• Kreve retting eller sletting av opplysninger.
• Trekke tilbake samtykke der behandlingen bygger på dette.
• Protestere mot behandling basert på berettiget interesse.

For å utøve dine rettigheter kan du kontakte oss på e-post: hei@aiki.as.

Vi beskytter personopplysninger mot uautorisert tilgang, endring og sletting ved hjelp av tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak. Tilgangen til personopplysninger er begrenset til ansatte og samarbeidspartnere som har behov for dem for å utføre sitt arbeid.

Vi kan oppdatere denne erklæring ved behov. Dato for siste oppdatering vil alltid fremgå øverst på siden. Vesentlige endringer vil bli tydelig kommunisert.

Har du spørsmål om hvordan vi behandler dine opplysninger? Ta kontakt med oss.

Denne erklæring beskriver hvordan AIKI AS behandler personopplysninger i samsvar med personopplysningsloven og EUs personvernforordning (GDPR).

I digitale møter med kunder, samarbeidspartnere og egne ansatte kan vi ta automatiserte notater for å dokumentere avtaler, beslutninger og oppfølgingspunkter. I jobbintervju brukes ikke denne flyten; notater fra rekruttering behandles separat.

Transkripsjonen hentes ut av leverandøren som en tekstfil og anonymiseres før videre bruk. Det betyr at navn, kontaktopplysninger, firmanavn og andre identifiserende kjennetegn fjernes, slik at enkeltpersoner ikke kan gjenkjennes i materialet som sendes til AI-verktøyene.

Originaltranskripsjonen slettes fra leverandøren etter at den anonymiserte versjonen er hentet ut.

De anonymiserte notatene brukes til å forbedre våre prosesser, tjenester og leveranser. Det omfatter for eksempel mønstre i kundebehov, effektivitet i møtestruktur og kvalitet på oppfølging.

Møtenotater behandles av AIKI AS og utvalgte verktøyleverandører som er bundet av databehandleravtale i samsvar med GDPR. Vi bruker AI-leverandører som ikke trener modeller på våre data, og vi deler ikke notatene videre utover dette.

Sensitive personopplysninger (for eksempel helseopplysninger, politisk oppfatning eller fagforeningsmedlemskap) registreres ikke i møtenotater, og AI-verktøyene er konfigurert for ikke å behandle slike opplysninger.