En installatørbedrift med 12 ansatte tok kontakt med oss i januar. Problemet var enkelt å forstå, men krevende å løse manuelt: ordrene kom inn i ett system, timelistene ble ført i et annet, og fakturaene ble laget i et tredje. Ingenting snakket sammen.
Resultatet var at noen brukte 3-4 timer hver uke på å kopiere informasjon mellom systemene. I tillegg ble feil oppdaget for sent, og kunder fikk av og til feil faktura.
Hva vi satte opp
Vi bygde tre agenter som jobber i bakgrunnen:
Ordreagenten henter nye ordrer fra HubSpot så snart de er registrert, og legger dem inn i prosjektstyringsverktøyet med riktig informasjon.
Timeliste-agenten leser timelister fra prosjektsystemet hver natt, validerer dem mot ordren, og flagger avvik. Avvik over 10 prosent går til leder for godkjenning.
Faktura-agenten lager fakturagrunnlaget automatisk når et prosjekt er merket ferdig. Den henter timer, materialkostnader og avtalte priser, og sender utkast til regnskapsansvarlig for gjennomgang.
Resultatet etter åtte uker
Bedriften bruker nå 15 minutter i uken på det som tok 3-4 timer. Det er ikke fordi folk jobber raskere. Det er fordi agentene tar seg av selve kopieringen og konverteringen.
I tillegg forsvant en kategori feil helt: feilregistrerte timer som endte opp på feil prosjekt. Det skjedde fordi systemene nå snakker direkte med hverandre.
Hva det kostet
Vi satte opp løsningen på fire uker. Fast pris, ingen overraskelser. Agentene kjører på vår infrastruktur, og vi drifter og vedlikeholder dem. Kunden betaler en månedlig driftsavgift.
De 15 timene i uken som frigjøres tilsvarer omtrent 60 timer i måneden. Tidsbesparelsen dekker kostnaden mange ganger over.
Hva du kan gjøre nå
Er dette situasjonen din? Ta en uforpliktende samtale med oss. Vi ser raskt på hvilke prosesser som egner seg for automatisering, og hva det vil koste.
