TOPLOGIC
AI-AVDELING
AIKI er TopLogics eksterne AI-avdeling. Vi koblet oss på systemene de allerede bruker, og frigjorde anslagsvis 1 200 timer i året.
AIKI fungerer som TopLogics eksterne AI-avdeling, på lik linje med en ekstern IT-avdeling. Vi setter oss inn i arbeidsdagen deres, kobler oss på systemene de allerede bruker og bygger det de faktisk trenger. Her ble resultatet en skreddersydd logistikkplattform som binder kildene sammen, slik at AI-en jobber autonomt på tvers av fakturaer, prislister og transporttillegg fra 9 transportører. Kunstig intelligens brukes der innhold må tolkes, faste regler der resultatet må være forutsigbart.
Ekstern AI-avdeling
TopLogic håndterer frakt og transport for kunder i Norden, med et nettverk av transportører, prismodeller og dokumenttyper som alle har sitt eget oppsett.
AIKI er TopLogics eksterne AI-avdeling. Vi har fast kapasitet hos dem på samme måte som en ekstern IT-avdeling, med ansvar for å avdekke behov, bygge løsningen, drifte den og forbedre den videre. Alt er skreddersydd for hvordan TopLogic faktisk jobber.
Arbeidet har vokst steg for steg etter hvert som nye behov er avdekket, fra én automatisering til en samlet arbeidsflate for dokumentbehandling, transportørdata og intern oppfølging. Plattformen er ett av produktene som kom ut av samarbeidet, ikke utgangspunktet for det.
TopLogic trengte hjelp som kunne hente inn informasjon, forstå innholdet, kontrollere kvaliteten og gjøre resultatet tilgjengelig for medarbeiderne, uten at de måtte bytte ut systemene de allerede hadde investert i.
Samme informasjon, ulike formater og kilder
Fakturaer og prislister må leses, kontrolleres og struktureres før de kan brukes. Dokumentene er bygget opp på forskjellige måter, og en lang prisliste kan inneholde flere produkter, soner, landmatriser og prisområder.
Transporttillegg endres gjennom året og må følges opp per transportør. Viktige oppdateringer kan ligge i nettsider, PDF-er, tabeller eller e-poster, og hver kilde har sitt eget format.
Resultatene skal videre til Excel, økonomisystemer og interne arbeidsprosesser. Feil må oppdages før de sendes videre eller blir oppdaget av kunden, og medarbeiderne trenger oversikt uten å følge hver enkelt prosess manuelt.
Én arbeidsflate, med kontroll i hvert steg
AIKI utviklet en intern logistikkplattform tilpasset TopLogics arbeidsprosesser. Behandling av fakturaer og prislister, oppfølging av transportørdata, automatiske og manuelle kjøringer, historikk, status og varslinger ligger i samme flate.
Kunstig intelligens brukes der dokumenter må forstås og tolkes: gjenkjenne leverandør, lese overskrifter og tolke tabeller. Faste regler og kontroller brukes der resultatet må være forutsigbart, som dato, periode, antall fakturaer og grenser for verdier. Løsningen er dermed ikke avhengig av at en språkmodell alltid gjør alt riktig på egen hånd.
Hver transportør har fått sin egen arbeidsflyt, fordi kildene er forskjellige. Plattformen kontrollerer drivstofftillegg, valuta, svovel, veiavgifter og andre transportrelaterte tillegg, og gjør nye tall klare for videre bruk når de blir tilgjengelige.
Resultatet
TopLogic har fått et fundament som samler mange tidligere separate arbeidsoppgaver i én løsning. Dokumenter behandles mer ensartet, transportørdata følges opp uten manuell kontroll av hver kilde, og mistenkelige resultater stoppes før de sendes videre.
Plattformen dekker også veien ut: Excel, CSV, XML, e-post med vedlegg, sikre filoverføringer og integrasjoner mot interne arbeidsverktøy. I samme løsning ligger et verktøy for avstandsberegning mellom postnumre, der mange ruter kan sendes inn samlet og lastes ned som én resultatfil.
Tidstallene i denne casen er interne anslag, ikke en målt før-og-etter-studie. Anslaget dekker fakturabehandling, prislister og transporttillegg på tvers av ni transportører gjennom et helt år. Verdien av frigjort kapasitet og feil som unngås er ikke tallfestet.
Hva vi leverte
Fakturabehandling
Medarbeiderne laster opp én eller flere fakturaer og får innholdet strukturert i et format som kan brukes videre. Samlefakturaer deles opp før behandlingen starter, og løsningen varsler når en behandling bare er delvis fullført.
- Gjenkjenner leverandør automatisk
- Deler opp samlefakturaer
- Kontrollerer forventet antall
- Resultat i Excel og avtalte formater
Prislister uten manuell gjennomgang
Lange prislister deles inn i mindre steg, relevante seksjoner analyseres, og resultatet samles til slutt. Det er utviklet egne arbeidsflyter for blant annet Bring Transportguide og Schenker-prislister.
- Egne flyter for Bring og Schenker
- Kontroll av tabeller, soner og priser
- Synlig fremdrift underveis
- Historikk med nedlasting
Transporttillegg fra 9 transportører
En sentral del av plattformen følger transporttillegg fra flere av TopLogics transportører. Hver arbeidsflyt er tilpasset kilden, enten tallene publiseres i tabeller på nett, i PDF-er eller i egne portaler.
- Bring, Schenker, DHL, UPS, FedEx
- PostNord, NTEX, DSV, Freja
- Drivstoff, valuta, svovel og veiavgift
- Varsel når nye tall uteblir
Kontroll og felles arbeidsflate
Automatisering er bare nyttig når resultatet er til å stole på. Flere kontrollpunkter kjører før data lagres eller sendes videre, og medarbeiderne følger status, historikk og kjøringer fra samme sted.
- Stopper feil periode og duplikater
- Fanger opp ufullstendige resultater
- Status, historikk og manuell kjøring
- Tilbakemelding rett fra arbeidsflaten
Skal vi se på flyten deres?
Vi kartlegger dokumentene, kildene og kontrollene dere har i dag, og viser hva som kan automatiseres uten at dere mister oversikten.